الزامات شفاف سازی کنترل کننده داده
- مقدمه
به عنوان انجمن حقوق پناهندگان (انجمن/MHD)، الزامات کنترل کننده داده ها در محدوده قوانین حفاظت از داده های شخصی به شماره 6698 (“KVKK”)، به حفظ حریم خصوصی و امنیت داده های شخصی شما اهمیت می دهیم. ما تلاش می کنیم بر مبنای شروطی که به حقوق و آزادی های اساسی شما لطمه ای وارد نکند، اقدامات لازم را در بالاترین سطح برای پردازش و حفاظت از داده های شخصی شما مطابق با شرایط پردازش داده های شخصی مشخص شده در ماده های 5 و 6 (“KVKK”) انجام دهیم. برای این منظور، مایلیم به شما در مورد هدفی که داده های شخصی افراد چگونه پردازش می شود، به چه منظور و به چه کسانی منتقل می شود، روش پردازش داده ها، دلایل قانونی و حقوقی در محدوده الزامات شفاف سازی کنترل کننده داده ها که در قانون مشخص شده است شما را آگاه سازیم.
متن شفاف سازی زیر مربوط به آموزش ها، کنفرانس ها، سمینارها، سمپوزیوم ها، خبرنامه ها، خدمات مشاوره حقوقی و سایر فعالیت هایی است که ما به عنوان انجمن حقوق پناهندگان (“MHD”) انجام می دهیم که بر اساس « ابلاغیه دستورالعمل و اصولی که در راستای شفاف سازی بایستی رعایت شود » که در روزنامه رسمی مورخ 10.03.2018 منتشر شده است، تهیه شده است.
II. متن شفاف سازی
1 -کنترل کننده داده و معرفی
کنترل کننده داده واقع در آدرس انجمن حقوق پناهندگان می باشد،
Refik Saydam Cad. No:39 Dilber Apt. Daire:14 Şişhane, Beyoğlu – İstanbul
2- داده های جمع آوری شده شخصی شما و اهداف پردازش
اطلاعات شخصی شما که جزئیات آن در زیر ذکر شده است، در فضای دیجیتالی و نوشتاری جمع آوری و پردازش می شود. داده های شخصی که ما جمع آوری می کنیم بسته به نوع و چگونگی ارتباط شما با ما متفاوت است. برای برقراری ارتباط با شما مطابق با هدف انتقال اطلاعات و تحقق درخواست شما در محدوده های مشخص شده در جدول نشان داده شده است ، ارائه اطلاعات دقیق و اطلاع رسانی در مورد فرآیندی که در حیطه فعالیت هایمان می باشد، برای انجام خدمات پشتیبانی حقوقی ما بر مبنای برقراری ارتباطی سالم ارائه شده است.
|
دسته بندی |
داده های شخصی پردازش شده |
هدف از پردازش |
|
متقاضیان (مراجعین کننده)
متقاضیان (مراجعین کننده)
|
هویت و ارتباط داده های شخصی ویژه بصری و صوتی / اطلاعات شما
نام و نام خانوادگی ، آدرس ، شماره تلفن ، آدرس ایمیل، تاریخ تولد، اطلاعات مربوط به وضعیت سلامتی، زندگی جنسی و کمک های اجتماعی شما،
ملیت،محکومیت کیفری، وضعیت تأهل، اطلاعات خانوار، اطلاعات آموزشی، اطلاعات حقوقی در مورد وضعیت پناهندگی و همچنین اطلاعات محل سکونت، صدای ضبط شده شما که تلفنی برای انجمن و مسئولان انجمن ارسال کرده اید، پیغام های صوتی و بصری شما در برنامه‌های پیام‌رسان های (واتس‌اپ، تلگرام و غیره) ، داده‌های بصری شما از تصاویر دوربین های امنیتی که در ورودی‌ها و خروجی‌های اداری قرار داده شده است.
|
الف) انجام فعالیت ها و رویه های انجمن حقوق پناهندگان، ب) پیگیری و اجرای امور حقوقی و همچنین پیگیری و اجرای فرآیندهای ارتباطی با سایر نهادهای رسمی. پ) اطلاع رسانی به بستگان از وضعیت حقوقی افراد در صورت لزوم و در صورت درخواست شما، برنامه ریزی برای فعالیت اضطراری، ت) ارائه اطلاعات به اشخاص، مؤسسات و سازمانهای مجاز، ث) ارزیابی و پیگیری درخواست ها و شکایات، ج) ایجاد و پیگیری سوابق بازدیدکنندگان، چ) برای اهداف آماری، خ) برای استفاده از اختلافاتی که ممکن است به عنوان دلیل استفاده شود.
د) در صورت درخواست و طبق قانون، موارد مربوط به امنیت عمومی و اختلافات حقوقی را به دادسراها، دادگاهها و مقامات دولتی ذی ربط اطلاع رسانی شود، ذ) انجام کارهای لازم برای بهره مندی اشخاص خارجی از خدمات ارائه شده توسط انجمن ما، ر) برنامه ریزی، تعیین و اجرای استراتژی های کارهای انجام شده با شرکای فعالیت ارائه دهنده منابع ما، ز) حل و فصل شکایات در مورد خدمات ارائه شده به افراد و پردازش درخواست های دسترسی داده ها یا تصحیح آنها ، س) برقراری ارتباط با افرادی که خدمات دریافت کرده اند و پیگیری فعالیت های رسمی، ش) ایجاد و به‌روزرسانی گزارش‌های داده ای با کسب اطلاعات مبتنی بر رویدادهای و تحولات افراد خارجی در خدمات ارائه‌شده، ص) برنامه ریزی فرآیندهای امنیت اطلاعاتی، ایجاد و مدیریت زیرساختاری فناوری اطلاعات، ض) مدیریت بحران، تضمین تداوم شغلی، ط) پیگیری فرآیندهای قرارداد ها یا درخواست های حقوقی، ظ) انجام فعالیت ها و پروسه های انجمن حقوق پناهندگان، |
|
افراد ثبت نام شده در پست الکترنیکی و خبرنامه ما |
جزئیات مربوط به آدرس ایمیل، اولویت های ارتباطی،، نظراتی که ارائه می‌دهید و اطلاعاتی که به آنها دسترسی دارید |
انجام فعالیت ها و رویه های انجمن حقوق پناهندگان در محدوده مشخص شده، در صورت عضویت و ثبت نام در خبرنامه تهیه شده توسط انجمن می توانیداز خبرها و رویدادهای به روز مطلع شوید، همچنین به منظور تماس با شما، و جهت برقرار کردن ارتباط صحیح با شما ، اطلاع رسانی و ارزیابی درخواست ها و شکایات، |
|
افرادی که با ما به صورت مچازی از طریق وب سایت یا رسانه های اجتماعی ما در ارتباط هستند |
نام، آدرس ایمیل، شماره تلفن، رفتار آنلاین، اولویت های ارتباطی شما، |
ارزیابی نظراتی که ارائه می دهید، ارزیابی اطلاعاتی در انجام فعالیت ها و رویه های انجمن حقوق پناهندگان در محدوده مشخص شده که به دست می آورید |
|
افرادی که در رویدادها و برنامه های ارائه شده مرکز حقوق پناهندگان شرکت می کنند |
شامل نام، آدرس ایمیل، شماره تلفن، اولویت های تماس، محل کار، جنسیت، سن، امضا و هر گونه نظر یا اطلاعاتی که ارائه می دهید. |
اطلاعات جمع‌آوری‌شده برای مدیریت رویدادها و برنامه های ارائه شده جهت به‌روزرسانی‌های مربوط به نحوه شکل گیری برنامه ها و رویدادهای ما، برای انجام نظارت و ارزیابی و فعالیت های ارتباطی ما استفاده خواهد شد. این اطلاعات به ما کمک می‌کند تا به‌روزرسانی‌هایی در مورد کار خود اعمال کنیم تا روابط خود را با سرمایه گذاران انجمن را بهتر مدیریت و بهتر درک کنیم تا دریابیم افرادی که در ارتباط با کار ما می باشند بیشتر کدام زمینه ها توجهشان را جلب کرده است. |
|
داوطلبان کار، داوطلبان |
اطلاعات تماس مانند نام، نام خانوادگی، ایمیل، شماره تلفن و آدرس، سوابق تحصیلی، رزومه حرفه ای، مدارک های شغلی و کاری |
انجام فعالیت ها و رویه های انجمن حقوق پناهندگان، انجام و ارزیابی فرآیند درخواستی که به انجمن حقوق پناهندگان داده اید، تماس با داوطلب کار، دادن اطلاعات در مورد این فرآیند به منظور انجام ارزیابی مناسب بودن برای شغل، برنامه ریزی فرآیند منابع انسانی و انجام کلیه فرآیندها مطابق با قانون. |
|
تامین کنندگان و افراد دیگر |
نام، نام خانوادگی، آدرس، شماره شناسایی شماره تلفن ، آدرس ایمیل، سابقه شغلی، تاریخ تولد ، شماره حساب بانکی |
اجرای فعالیت ها و رویه های انجمن حقوق پناهندگان، اجرای فرآیندهای مدیریت اضطراری؛ اجرای فرآیندهای امنیت اطلاعات; پیگیری و اجرای امور حقوقی؛ انجام فعالیت های بازرسی / تحقیقی / اطلاعاتی. اجرای فعالیت های ارتباطی؛ نظارت بر فعالیت ها; دریافت و ارزیابی پیشنهادات برای بهبود فرآیندهای شغلی، اجرای فعالیت های تداوم شغلی; اجرای فرآیندهای تدارکات کالا/ اجرای فرآیندهای تدارکات خدمات; پیگیری درخواست ها / شکایات؛ اجرای فعالیت های ذخیره سازی و آرشیو، پیگیری و اجرای فرآیندهای ارتباطی با سایر نهادهای رسمی، ایجاد و پیگیری سوابق بازدیدکنندگان، پرداخت از طریق بانک، به منظور برنامه ریزی فرآیندهای منابع انسانی و انجام فعالیت های آموزشی. |
|
کارکنان وموسسات داخلی و خارجی که به دلیل مسائل شغلی با آنها در تماس هستیم |
نام، نام خانوادگی، محل کار، آدرس ایمیل، شماره تلفن |
انجام فعالیت ها و رویه های انجمن حقوق پناهندگان، دریافت و ارزیابی پیشنهادات برای بهبود فرآیندهای شغلی، به منظور اطمینان از تداوم شغلی، انجام فعالیت ها، پیگیری درخواست ها / شکایات. |
- روش جمع آوری و مدیریت داده های شخصی شما و دلایل قانونی
داده های شخصی مراجعین کننده، به طور حضوری از دفتر مرکزی انجمن بازدید می کنند و یا از طریق تلفن یا ایمیل ، برای اهدافی مانند ایجاد رابطه تجاری با انجمن ما، درخواست شغل، ارائه پیشنهادات، دادن کارت ویزیت، رزومه (cv) و یا از افرادی که داده های شخصی خود را به روش های دیگر به اشتراک می گذارند، در فضای فیزیکی یا مجازی، رو در رو یا از راه دور، شفاهی یا کتبی یا الکترونیکی می توان جمع آوری کرد. علاوه بر این، از وب‌سایت‌ها و رسانه‌های اجتماعی که برای نظرسنجی و اهداف مشابه استفاده می‌شوند؛ بازدید و یا کلیک کردن محتوای وب‌سایت، داده‌های ارائه‌شده توسط پایگاه‌های اطلاعاتی که در دسترس عموم می باشد، با روش‌های خودکار یا غیر خودکار می تواند به‌دست آید، ثبت و نگهداری شوند، مشروط بر اینکه بخشی از سیستم ثبت و ذخیره سازی داده ها باشند.
داده های شخصی در متن شفاف سازی توسط انجمن حقوق پناهندگان در چارپوب ماده 5 قانون حمایت از داده های شخصی شماره 6698 (“KVKK”) ارائه شده ” در قانون به صراحت نوشته شده باشد، ارتباط مستقیم با ایجاد یا اجرای یک قرارداد، پردازش اطلاعات شخصی طرفین قرارداد الزامی باشد، برای کنترل کننده داده الزامی است که به تعهد قانونی خود عمل کند، شکل گیری و ایجاد یک حق، مشروط بر اینکه به حقوق و آزادی های اساسی شخص مربوطه لطمه ای وارد نشود پردازش داده ها برای استفاده یا حمایت از موضوع داده الزامی باشد ، پردازش داده ها برای منافع مشروع کنترل کننده داده الزامی باشد ” به دلایل قانونی رسیدگی می شود.
- انتقال داده های شخصی شما به طرفین و هدف از آن
به عنوان انجمن حقوق پناهندگان، داده های شخصی شما که با ما به اشتراک می گذارید مطابق با اصول اولیه مندرج در KVKK و در چارچوب شرایط مشخص شده در مواد 8 و 9 “KVKK ” می باشد، شرکای پروژه، بازرس، تامین کننده که با انجمن در چارچوب قرارداد خدمات کار می کنند، به اشخاص ثالث مانند مشاوران، مترجمان، مشاوران مالی و موسسات دولتی مجاز قانونی، مراجع اجرایی و قضایی، اشخاص موظف و مؤسسات مرتبط با مراحل قانونی و اشخاص و مؤسسات مجاز قانونی می تواند ارسال شود. علاوه بر این، بیشتر نرم افزارهای مورد استفاده برای آموزش، جلسات، کنفرانس ها، پنل ها و مصاحبه ها در فضا های دیجیتالی از طریق ارائه دهندگان خدمات ابری (bulut) در اینترنت ارائه می شود. از آنجایی که مراکز داده این نرم افزارها بیشتر در خارج از کشور هستند، ممکن است به دلیل استفاده از این نرم افزارها، انتقال اطلاعات به خارج از کشور می تواند موضوع بحث باشد. در محدوده پروژه‌هایی که ما به‌عنوان انجمن انجام مشغول به فعالیت می باشیم، داده‌های شخصی شما برای انتقال به سرمایه‌گذارانی که دفتر مرکزی آنها در خارج از کشور واقع شده است می تواند صورت بپذیرد مشروط بر اینکه اطلاعات شخصی شما به صورت محدود ارسال شود.
انتقال اطلاعات شخصی شما به خارج از کشور در صورتی که؛
- داشتن رضایت صریح شما؛
- در مواردی که رضایت صریح شما اخذ نشده باشد، اما در یک یا چند مورد از شرایط پردازش داده‌های که در قانون مشخص شده درج شده باشد.
- در کشوری که داده‌ها در آن منتقل می‌شوند، حفاظت کافی وجود دارد،
- در صورت عدم حفاظت کافی در کشوری که داده ها به آن منتقل می شود، مشروط بر اینکه انجمن حقوق پناهندگان به صورت کتبی با مسئول کنترل کننده داده در کشور خارجی مربوطه تعهد کند و مجوز هیئت حفاظت از داده های شخصی را اخذ کرده باشد، قابل انجام است. کشورهای دارای حفاظت کافی توسط هیئت حفاظت از داده های شخصی تعیین و اعلام می شوند.
- حق و حقوق شما بر اساس ماده 11 “KVKK“
بر اساس ماده 11 قانون شماره 6698 صاحبان داده ها بر اطلاعات خود دارای حق و حقوق می باشند. در این زمینه، اشخاص حقیقی که اطلاعات و داده های آنها در انجمن حقوق پناهندگان پردازش می شود درخواست های خود را بر اساس موضوع ماده 11 قانون «تنظیم حقوق اشخاص ذینفع» مطابق با “اطلاعیه دستورالعمل و اصول اعمال به کنترل کننده داده ها” به آدرس
Evliya Çelebi, Şişhane, Evliya Çelebi Dilber Apt, Refik Saydam Cd. No: 39, D: 14, 34440 Beyoğlu/İstanbul
و یا آدرس ایمیل info@mhd.org.tr می توانید ارسال کنید.
درخواست شما ظرف مدت 30 روز پاسخ داده خواهد شد. صاحبان داده های شخصی می توانند سوالات، نظرات یا درخواست های خود را به هر یک از روش های ارتباطی زیر ارسال کنند.
|
روش های درخواست |
آدرسی که درخواست بایستی ارسال شود |
اطلاعاتی که باید در هنگام ارسال درخواست مشخص شود |
|
درخواست شخصی به همراه امضا (درخواست متقاضی با مدرکی که هویت وی را تأیید می کند) یا ابلاغ از طریق دفتر اسناد رسمی |
Refik Saydam Cad. No:39 Dilber Apt. Daire:14 |
روی پاکت/اطلاعیه «درخواست اطلاعات بر اساس قانون حمایت از داده‌های شخصی» نوشته می‌شود. |
|
در خواست از طریق آدرس پست الکترونیکی موجود در سیستم ما |
|
“درخواست اطلاعات بر اساس قانون حمایت از داده های شخصی” در قسمت موضوع ایمیل نوشته شود. |
|
ارسال در خواست به آدرس ایمیلی که در سیستم ما نیست (متقاضی با استفاده از آدرس ایمیلی که در سیستم انجمن ما وجود ندارد، از جمله امضای تلفن همراه / امضای الکترونیکی) |
|
“درخواست اطلاعات بر اساس قانون حمایت از داده های شخصی” در قسمت موضوع ایمیل نوشته شود. |